Pernahkah mengalami kejadian ketika salah seorang pengguna Lotus notes mengirim email baik sengaja maupun tidak sengaja yang mengandung virus/ trojan atau spam ke seluruh pengguna Lotus Notes di tempat Anda?
Beberapa tahun yang lalu, saya sempat di minta oleh salah seorang customer Lotus Notes untuk membuatkan suatu script yang memungkinkan seorang Domino administrator mengambil/ menghapus email-email yang terlanjur terkirim ke mailbox user.
Dan sejak itu ada beberapa lagi customer lainnya yang mengalami kejadian yang sama.
Beberapa minggu yang lalu bapak Yudi menulis di wall Facebook dan email di milis Lotus-Id menanyakan hal yang sama. Di kesempatan ini saya akan sharing hasil koding saya beberapa tahun lalu, semoga berguna.
1. Silahkan ambil filenya di sini.
2. Extract terlebih dahulu file tersebut, dan pindahkan file nsf itu ke server atau local lotus notes Anda.
3. Sign terlebih dahulu dengan menggunakan admin notes id di tempat Anda.
Gunakan Domino Administrator dan buka file yang baru saja anda download di atas:
Sign Lotus Notes Database
Setelah proses signing selesai, pastikan notes ID yang anda gunakan ini menjadi signer seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.
Gunakan Domino Designer dan lihat semua Design element di file ini.
Dalam contoh ini, notes ID yang digunakan adalah Administrator/Universe.
Database Signed
3. Agent Security
Masih menggunakan Domino Administrator, lihat dan pastikan Notes ID yang di gunakan mempunyai hak akses untuk menjalankan script/ agent.
Agent Security
Dalam contoh ini, Notes ID yang digunakan adalah Administartor/Universe dan ID ini masuk di dalam group Administrators
4. Rubah nama server
Ya…ya.. saya tau…. harusnya nama server JANGAN di HARD CODE seperti yang saya buat ini. maklum lah saat itu sedang di kejar waktu dan belum sempat memperbaiki sampai sekarang 🙂
Tweak the script. Change the name server
Rubah nama server di atas dengan nama server yang Anda gunakan.
Nama asli file ini adalah gwremovemaildoc.nsf! Bila Anda ingin mengganti nama filenya menjadi nama yang lain, Anda mesti menggantinya juga di script. Lihat gambar di bawah.
Tweak the script. Change File Name
5. Tentukan kriteria email yang akan di hapus
Di bagian ini, ANDA mesti mengerti Lotus Script! Konsultasikan dengan Lotus Domino Developer di tempat anda sebelumnya. Masukan Lotus formula kriteria email yang di inginkan di hapus dari seluruh mailbox user.
Dalam contoh gambar di bawah, Kriterianya adalah semua document yang memiliki subject “Ini SPAM” yang akan di hapus.
Search Formula dan Test
Perhatikan gambar di atas. Kotak merah terakhir menandakan, bagian script yang harus di unremark ketika Anda merasa yakin dengan formula yang diberikan.
6. Test/ Uji Coba
Ingat. by Default, script untuk menghilangkan email masih dalam keadaan remark, artinya belum akan di hapus sampai Anda menghilangkan tanda remark.
Aplikasi ini menggunakan catalog.nsf yang ada di server dan mencari semua file yang berada di folder mail!.
Ketik kan “Load Catalog” di domino console terlebih dahulu untuk memastikan semua file telah tercatat di catalog.
Jalankan Agent seperti pada gambar di bawah:
Agent Running
Aplikasi ini akan menulis log di database yang sama.Silahkan lihat log yang telah terbuat
Log
Contoh error di atas menandakan, Notes ID yang di gunakan saat ini (Administrator/Universe) tidak dapat membuka beberapa mailbox user di karenakan masalah security ACL.
Tambahkan Notes ID yang digunakan ke dalam masing-masing ACL di mailbox user.
Jalankan sekali lagi Agent ini.
Ingat! Bila anda telah yakin, jangan lupa untuk meng-unremark script di atas yang benar2 akan melakukan menghapus email yang tidak diinginkan.
PERHATIAN: Penulis tidak bertanggungjawab bila ada kesalahan script yang mengakibatkan hapusnya email atau rusaknya database di tempat Anda.
Semoga berguna.
P’gun, terima kasih banget ilmunya sangat berguna sekali buat saya, saya coba2 dengan script saya tidak berhasil..akhirnya dengan cara yang di kasih dari P’gunawan berhasil..sekali lagi terima kasih p’gun..jangan kapok ya pak jika saya tanya2 terus hee..he…
Sama-sama pak. Senang rasanya bisa membantu bapak.
Kalau ada tips, silahkan di sharing juga yah pak.
Pak Gunawan,
sekarang ini fitur Message Recall di Lotus Notes client, user dapat menentukan apakah mereka “allow others to recall mail sent to me” atau tidak. Apakah ada cara agar pilihan “allow others to recall mail sent to me” ini diatur oleh admin? sehingga user diforce agar “allow” message recall dan tidak dapat merubah setting tersebut
Halo Gita,
Ya, Ini bisa di atur di policy setting.
Mas, aq pengguna Lotus Notes 8.5, seminggu yang lalu saya mengirim email ke beberapa user, ternyata karena masalah signal, maka email saya tersebut terpending hingga beberapa hari, kini email tersebut sudah tidak sesuai context saat ini dan takutnya membuat salah paham ketika email yg bbrapa hari lalu saya kirim itu baru nyampe sekarang.
Notes: email tersebut udah tersend, tapi belum nyampe cuman selalu ada warning, “do you want to proceed outgoing email”. Sampai saat ini saya masih selalu memilih “no”, takutnya dikemudian hari saya salah pilih, soalnya masih selalu muncul, warningnya.
Halo pak Rahmat,
Email yang belum terkirim itu bisa dihapus, caranya… Bapak buka file mail.box yang ada di local lotus notes client. Di sana akan tampil email email yang belum sempat terkirimkan itu. Hapus saja dengan memilih email yang di maksud dan tekan tombol delete.
oh iyya mas, maksih infonya, hanya saja disana saya menemukan dua file, satu berextensionkan .ntf satunya berextensionkan .box, untuk .ntf bisa dibuka cuman gak ada lampiran email yang terlihat, sedangkan yg. berxtensionkan .box, aq gak tau caranya dibuka pake program apa. Trims, sangat membantu komentnya 😀
sori lagi mas, udah berhasil, sip sip sip banget deh, maksih banyak infonya mas Gunawan hehe
Buka pake lotus notes client. Buka file… Applications…. Open atau shortcut CTRL-O ketik file nya yaitu mail.box