Halo pengguna Lotus iNotes, apakah anda bertanya-tanya di dalam hati, apakah memungkinkan melakukan archive? Bila memungkinkan, bagaimana caranya?

Sekedar informasi Lotus iNotes adalah akses Lotus notes email melalui web. Archive/Arsip dapat di lakukan dengan menyimpan arsip di local atau di simpan di home server.

1. Home Server: Email-email yang sudah tidak di perlukan lagi akan di arsip di home server. Domino Administrator terlebih dahulu harus mengizinkan para pengguna Lotus Notes dapat menyimpan arsip email mereka di server.
2. Local: Email-email yang sudah di perlukan lagi akan di arsip di lokal, di mesin pengguna. Syaratnya adalah pengguna harus terlebih dahulu telah selesai melakukan instalasi DOLS.

Tulisan kali ini akan membahas bagaimana pengguna Lotus iNotes melakukan arsip di mesin-nya masing-masing dengan terlebih dahulu mengaktifkan fitur DOLS. Proses aktivasi / instalasi DOLS hanya perlu di lakukan sekali saja. Pada dasarnya instalasi DOLS ini hanya meng-install Domino Offline Sync Manager di mesin pengguna. Sync Manager ini akab bertugas mirip seperti replicator pada notes client yang bertugas melakukan synchronisasi aplikasi lotus notes di mesin lokal dengan aplikasi yang ada di server.

Sekedar penjelasan singkat mengenai DOLS. DOLS (Domino Offline Services) adalah teknologi dari Lotus Domino untuk membuat aplikasi WEB Lotus notes dapat berjalan di lokal. Mungkin banyak berpikir bahwa google gear adalah yang pertama melakukan ini. Bila pembaca sempat klik link DOLS di atas, maka pembaca akan melihat bahwa DOLS telah di implementasikan sejak tahun 2000.

Oke, mari lupakan google, kembali ke topik utama

1. Langkah pertama. Klik menu Online di pojok kanan atas, dan pilih “Go Offline”. Klik Install.

2. Jawab Yes, untuk konfirmasi bahwa Anda akan melakukan instalasi.

3. Sync Manager akan menanyakan lokasi user.id Anda sebelum lanjut proses berikutnya. Pilih lokasi user.id Anda berada dan klik Ok. Proses instalasi sedang berjalan, waktu yang di butuhkan adalah tergantung dari besar-kecilnya bandwidth antara domino server dan mesin Anda. Cara yang lebih cepat adalah Anda dapat meminta domino administrator Anda untuk membagikan CD Installer Domino Offline Sync Manager sehingga proses download dari server dapat di kurangi

4. Setelah selesai, masukan password dari user.id yang telah Anda pilih di proses sebelumnya.

5. Sync Manager telah selesai di lakukan, saat ini adalah proses synchronisasi / replikasi database email Anda dari server ke lokal. Lama waktu yang dibutuhkan adalah tergantung dari besar kecilnya mail size email Anda.

6. Masukan username dan password Anda. Sekedar informasi, ini adalah login ke mesin lokal Anda, bukan ke server.

7. Perhatikan lokasi URL di browser! 127.0.0.1 adalah IP local mesin Anda dan 89 adalah nomer port yang di gunakan!

Instalasi Domino Offline Sync Manager telah berhasil di lakukan. Ingat yah, proses di atas tadi hanya di lakukan sekali saja untuk tiap mesin. Sekarang, kita lanjut ke proses arsip. Klik “More” –> “Preference” seperti pada gambar di bawah ini.

Pilih lokasi peng-arsipan di lokal. Bila di rasakan perlu, pilih enkripsi yang tertinggi.

Silahkan pilih email-email yang akan di arsip, klik kanan dan pilih “ARCHIVE”.

Saat Anda pertama kalinya melakukan proses ARSIP ini. Lotus iNotes akan membuat database baru di folder archive. Selanjutnya bila kelak Anda melakukan arsip, Lotus iNotes hanya tinggal memindahkan dokumen email yang Anda pilih di Arsip ke database Arsip. Pada gambar di bawah ini, perhatikan URL di kedua window di bawah ini. Yang satu adalah database email, dan yang satunya lagi adalah database arsip. Keduanya berada di local.

Semoga memberi manfaaat.

Pengguna Lotus Notes dan juga pengguna Blackberry, apakah mengalami kejadian di mana email-email yang Anda baca baik melalui Lotus Notes Client dan Blackberry Anda sering mengalami ketidak-sesuai-an ? Anda sudah baca di Blackberry tapi ketika membuka Notes Client, statusnya masih unread atau sebaliknya…………….., Email yang anda sudah Anda baca di Lotus Notes client, tapi status di Blackberry masih dalam keadaan unread?

Sebelum mengajukan komplain kepada domino administrator di tempat Anda, pastikan setting email database property untuk “Replicate unread marks” mengacu pada pilihan “All Servers” seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.

database setting property

Bila Anda sudah memastikan setting sudah seperti di atas, namun tidak ada perubahan, sarankan domino administator untuk melihat link di bawah ini untuk solusinya:

http://www.blackberry.com/btsc/viewContent.do?externalId=KB05253

Pengguna Lotus Notes,

Apakah pernah mengalami kejadian seperti di bawah ini?

Ketika bekerja secara “offline” mode di notes client, seringkali lupa untuk melakukan replikasi sehingga email2 yang di buat masih tersimpan di mail.box lokal dan belum terkirim ke server.

Atau,

Ketika melakukan swith location dari “Local/offline” ke “Office/Online” kita mesti melakukan replikasi secara manual…

Atau,

berharap, notes client melakukan replikasi automatis ketika startup atau mengakhir sesi?

Berikut tips nya:

1. Masuk ke replication page dengan menekan icon replication di sebelah kiri

Akses ke Replication Page

2.  Klik tanda panah si sebelah kanan atas tombol Schedule, seperti pada gambar di bawah ini:

Set Replication / Sync Schedule

3. Akan muncul kotak dialog untuk mengatur interval replication / sync secara automatis. Isikan parameter-parameter sesuai dengan keinginan Anda.

Replication / Sync Schedule Dialog Box

4. Klik tombol OK bila sudah siap / selesai.

Dari setting yang kita lihat di atas, maka sejak saat ini, notes client akan melakukan replikasi automatis setiap 30 menit sekali untuk email2 yang bersifat normal dan setiap 15 menit sekali untuk mail yang bersifat high priority. Juga ketika start-up notes client dan mengakhir sesi, notes client akan menampilkan prompt untuk melakukan replikasi.

Satu lagi saran dari saya, sebaiknya bekerjalah secara lokal dan aktifkan fitur replication schedule ini. Jangan akses email langsung ke server.

Semoga berguna.

Buat yang bosan dengan tampilan default font sans serif di notes client, saya kasih tau tips untuk mengganti ke font jenis lain. Namun harap di ingat! Perubahan ini hanya tampak di notes client Anda saja. Bila rekan Anda menerima email dari Anda, mereka akan tetap melihat font by default font setting-an di tempat mereka masing-masing.

Pertama, klik file preference.

Setelah itu, klik default font dan ganti default font sesuka hati Anda. Dalam contoh di bawah ini, Saya menggantinya menjadi font comics san.

Restart notes client, dan lihat hasilnya akan sebagai berikut:

Bila anda perhatikan, lihat red box yang saya tandai di atas. secara sistem, font settingan tetap “default san serif”, tetapi tampilan menjadi font comic san, sesuai dengan yang saya pilih di atas. Dan ketika Anda membuat email/ membalas email, pun… font-nya tampak menjadi comic san.

Lantas, bagaimana caranya saya mengganti pilihan font default……. tanpa perlu mengganti settingan font setiap kali saya reply email / compose  email…? dan rekan yang menerima email dari saya akan tetap melihat font yang saya gunakan ?
Sementara jawaban saya adalah tampaknya Anda mesti menggunakan Domino Designer.

But, as i told you in bahasa Indonesia above, the font you made change only appear at your notes client. The recipient of your email sent still have their own default font setting. the question is……. How do I change default font at notes client from default fonts sans serif into else??? I dont want to change the fonts everytime I compose email.

As far as i know, seems you still need domino designer to do that…

Edit field “Body” at form “Message”, “Reply” and “Reply with history”. Dont change anything there, change only the font default as you can see picture on the top.

I know, it is little complicated and usually the users have no domino designer in their machine. But, If you have better solution this, please fell free to comment.

Dari dashboard administrator blog ini saya melihat ada query mengenai “cara delete email address book local lotus notes”. Saya sendiri nggak tau persis dari query ini, namun saya menduga tampaknya ada yang ingin tahu bagaimana caranya menghapus suatu alamat email tertentu sehingga tidak ter-autolookup.

Seperti yang kita ketahui, ketika menulis email dan menuliskan daftar alamat di tujuan, fitur type ahead lotus notes client yang ada sejak versi 8.0 akan berusaha melengkapi alamat email yang kita tuliskan. Namun seringkali, daftar alamat email kita ingin hapus karena, datanya sudah tidak update lagi.

Sering menemui kasus seperti ini?

Ingin tahu caranya menghapus daftar kontak orang tersebut?

Caranya, Anda buka database personal address book Anda. Lihat view Recent contacts

nah, pilihlah daftar kontak yang anda hapus dan tekan tombol delete….

terhapus sudah….

LotusLive Events at Jakarta

Aduh, siapa yang mau datang yah? acaranya akan berlangsung satu minggu sebelum liburan hari raya idul fitri. Begitu terlintas di pikiran saya melihat jadwal event Lotus Live, sedikit pesimis. Nyatanya, kursi yang di sediakan terisi penuh dari awal sampai buka puasa bersama. Thanks buat para Lotus customer di Indonesia, yang telah menyediakan waktu untuk mendengarkan kami presentasi mengenai solusi “Software as Service” dari Lotus, yang di beri nama LotusLive.

Untuk para pelanggan dan calon pelanggan IBM Lotus Software di Indonesia, mari kita dengarkan para bapak-bapak di foto di atas akan mengulang kembali apa yang telah di presentasikan kemarin

Kita mulai dari pertanyaan, Apa sih LotusLive itu?

LotusLive adalah layanan berbasiskan awan (cloud-based service) untuk social networking dan kolaborasi untuk kebutuhan korporate.

Layanan berbasiskan awan? Apa-an tuh? jangan suruh saya cari di wikipedia yah?

Saya kasih contoh. Anda sendiri mungkin tanpa sadar telah merasakan layanan berbasiskan awan bertahun-tahun lamanya. Anda tentu familiar dengan Google, Yahoo, Rapidshare, Friendster, Youtube, Facebook dan lain-lain?

Saat ini, apapun kebutuhan Anda, sudah banyak tersedia di internet. Anda tidak perlu pusing-pusing masalah detail teknis, semua di sediakan oleh service provider. Dari kebutuhan email, kebutuhan file sharing document, gambar, video, online meeting, kolaborasi, sampai kebutuhan untuk mengekspresikan diri juga telah tersedia.

Ngomong2, kamu tau nggak data-data di atas itu di simpan? Ya, sesuai namanya… data-data itu di simpan tersebar di sejumlah mesin, atau bahkan di ribuan mesin yang tersebar di banyak lokasi. Ketika kamu melakukan share document atau download document, maka kamu mungkin tidak tau dari secara fisik dari server mana kamu download document…. sistem cloud computing yang akan mengatur semuanya sehinga proses transfer file lebih cepat dan nyaman.

Begitulah kurang lebih pengertian layanan awan (cloud service).

Nah, kembali ke topik….. yang di butuhkan di atas itu biasanya cocok untuk kebutuhan personal. Bagaimana halnya bila Anda sebagai IT Head manager menginginkan semua kebutuhan di atas dapat di nikmati oleh perusahaan / bisnis Anda?

Di sinilah LotusLive hadir ………. untuk menjawab kebutuhan dasar seperti email, kalendar, schedule, online meeting, berbagi file, berkolaborasi baik antar karyawan dan mitra kerja di perusahaan Anda…. tanpa perlu repot – repot mengurusi hal hal teknis, hardware ataupun software, IT resources dan lain sebagainya…. Yang hanya Anda lakukan adalah Call IBM, biarkan kami yang mengurusnya untuk Anda…..

Apa saja sih yang di tawarkan LotusLive?

Simak baik-baik gambar di bawah ini. Tatap dalam-dalam dan resapi kandungan yang tersirat di dalamnya hehhehe..

Di bagi menjadi 3 besar yaitu; Web conferencing, Collaboration dan email.

Web conferencing, untuk perusahaan yang sering melakukan online meeting / presentasi. Daripada repot-repot membeli hardware dan software untuk kebutuhan itu, lebih baik bila hosting kebutuhan anda di LotusLive. Web Conferencing terdiri dari:

LotusLive Meetings:
Layanan konferensi melalui web.

LotusLive Events:
Untuk perusahaan yang sering melakukan pendidikan, presentasi atau pengajaran secara jarak jauh. Bisa sampai dengan 999 peserta.

Untuk kebutuhan Kolaborasi, terdiri dari:

LotusLive Engage:
Merupakan satu paket layanan Web 2.0 yang menggabungkan network Anda dengan Web Conferencing dan kapabilitas kolaborasi seperti file sharing, manajemen proyek dan aktivitas tim, instant messaging, surveys dan visualisasi data.

Satu kapabilitas lainnya dari LotusLive Engage adalah memungkinkan pengguna untuk membangun komunitas online, daftar kontak anda akan menjadi bagian dari bisnis network Anda.

LotusLive Connections:
Merupakan satu paket layanan kolaborasi melalui web yang dapat berbagi files, mengelola aktivitas, mengadakan online chat dan memperluas kontak bisnis dengan kemampuan networking. Singkatnya, layanan sosial software untuk kebutuhan bisnis.

Untuk email, terdiri dari:

LotusLive Notes:
Versi online dari Lotus Notes yang kita sudah kenal baik sebelumnya, namun kali ini Lotus Domino server di hosting di lotuslive. Bisa integrasi dengan Lotus Domino server Anda yang ada sekarang. Sehingga user yang ada di LotusLive dapat lookup / login ke domino server perusahaan Anda. Sangat hemat biaya di bandingkan bila Anda harus invest hardware dan software Lotus Domino.

LotusLive iNotes:
Untuk user-user yang sekiranya hanya memerlukan basic email capability dapat menggunakan layanan ini. dari 6 macam layanan yang di tawarkan, layanan ini yang palng murah.
LotusLive iNotes adalah akses email melalui web. Dengan User interface yang simple dan clean, akan memudahkan pengguna Anda untuk tetap kontak dengan rekan kerja.

Tampilan LotusLive iNotes

Notes Client Email Preview Pane

Halo Teman, apakah kalian merasa terganggu bila melihat indikataor unread marks masih menunjukkan bilangan, menandakan ada sekian email yang belum di baca? Saya sendiri kurang sreg, bila melihat masih ada email yang belum di baca… By Default, notes client menganggap kita sudah membaca email bila kita sudah klik email dan membuka penuh email tersebut. Namun, seringkali kita sudah merasa cukup membuka email melalui preview pane, toh isinya juga sudah keliatan kok, tidak perlu membuka penuh satu window. SAYANGNYA, bila membaca email dari preview pane, notes client belum menganggap kita membaca email tersebut, oleh karenanya, bilangan undread marks tidak berubah. PERTANYAANNYA, bagaimana setting notes client agar dia mengerti, cukup lewat preview pane dan unread marks akan berkurang?

Caranya adalah sebagai berikut:

Basic Notes Client Configuration

Klik File –> Preferences, Lihat kolom additional options seperti pada gambar di samping. pastikan pilihan “Marks document read when opens in preview pane” ini enabled.

Sudah, begitu saja kok!

Setiap kali googling dengan query “aplikasi facebook indonesia” yang keluar nggak jauh dari yang itu-itu saja. Ada yang di buat dari scratch ada yang menggunakan gift creator, quiz creator dan semacamnya.

Tulisan ini memang di buat dengan harapan sang paman google akan mengindex dan memberikan alternatif lain ketika pengguna google ingin mencari tau aplikasi facebook yang di buat oleh warga negara merah putih

Berikut daftarnya, aplikasi yang di buat oleh saya sendiri:

Aplikasi BAGI-BAGI – Gunawan TW
http://apps.facebook.com/bagi-bagi

Aplikasi pesan cheese stick – Gunawan TW
http://apps.facebook.com/pesan-cs

Aplikasi Iklan Baris – Gunawan TW
http://apps.facebook.com/iklan-baris

Jangan berharap tampilannya “wah” mirip dengan aplikasi semacam petso, resto city, typing mania dan lain-lainnya. maklum yang buat masih amatir dan di kerjakan di sela-sela waktu luang. Kalau situ mau modalin, bolehlah di pikirkan hehhe… ini juga di buat sambil iseng2, belum kepikiran dapat tambahan dari bikin kayak beginian.

Daftar lainnya;

Aplikasi Peta Properti – Kukuh TW
http://apps.facebook.com/petaproperti

Aplikasi Pesan Kaos – Kukuh TW
http://apps.facebook.com/pesankaos

Aplikasi Jual Beli HP – Kukuh TW
http://apps.facebook.com/jualbelihape

Aplikasi Buku bekas – Kukuh TW
http://apps.facebook.com/jualbelibuku

Toko Online – Madi
http://apps.facebook.com/toko-online

Now Playing at 21 Cineplex – M Baja Aksha
http://apps.facebook.com/nowplayingcineplex

Coming From – Jimmy Kembaren
http://apps.facebook.com/comingfrom

Daftar lainnya bisa lihat di sini http://caksub.com/facebook-indonesia

Kalau anda tahu dan punya aplikasi facebook yang di buat tanpa menggunakan aplikasi generator, kasih tau saya saja, nanti saya tambahkan di dalam daftar.

Have you seen notes 8.x typeahead error like this “TypeaheadQueueController.start” has encountered a problem An internal error occured during: “TypeaheadQueueController.start. java.lang.NullPointerException ?

Don’t bother to reinstall your JVM, cause the root problem is not coming from your JVM but is coming from your personal contacts. When you importing personal contacts from other format, please check whether the full name fields is compute correctly. Somehow, some contacts have field fullname is still blank.

How to check it?
Open your personal contact (local names.nsf) from your notes client. Hold down SHIFT  + CTRL, then click “view” -> “Go To ..”. It will bring you to list of hidden views. Select view ($VIMPeople). Now, you can see the contacts from field name. Please notice the picture, incompletely fields such as fullname. firstname, middleinitial, etc cause the error.

Create simple agent to refresh documents which still have blank fullname will fix the problem.

Hope this help.

update: here is the agent script:

Sub Initialize
Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Dim collection As NotesDocumentCollection
Dim doc As NotesDocument
Set db = session.CurrentDatabase
Set collection = db.UnprocessedDocuments

For i = 1 To collection.Count
Set doc = collection.GetNthDocument( i )
‘Msgbox doc.FullName(0)
Call doc.ReplaceItemValue(“FullName”,doc.Firstname(0)+” ” + doc.MiddleInitial(0) + ” ” + doc.LastName(0))
Call doc.save(True,True)
Next
End Sub

Before I go further,  I know this is nothing new. But often happen to Domino BES Server Administrator and did not know how to figure out.

The case is:  John using his Blackberry device and sending email through his corporate BES. The recipient receive John’s email address and notice the sender format like :

John Doe/Jakarta/IDN@mycompany.com

Yeah, I know this is wrong email format, it should be “John Doe” <jdoe@mycompany.com> instead John Doe/Jakarta/IDN@mycompany.com.

When you try to reply this email, it will fails! fails! fails! there is no such email as John Doe/Jakarta/IDN@mycompany.com

Now, the question is, how to make Lotus Domino Servers, lookup the sender email address with the correct format ie: jdoe@mycompany.com ? Here is what you should do. Open your Domino BES server configuration document. Click Tab “MIME” -> “Conversion Option” -> “Outbound”. By default option “Lookup internet address ….”  was disabled, change this to “enabled”.

Now the second part, Lotus Domino should lookup the sender by his/her full name. If we leave this step, the sender full name will not shown to the recipient. Recipient will only see the sender email address as “jdoe@mycompany.com” <jdoe@mycompany.com>

Still in the same page, click sub tab “Advanced outbound Message Options” under tab “Advanced” and “MIME” tab.
Select RFC822 phrase handling to “Use CN as phrase”.

Try to sending email from your blackberry device. Compare this below result will as shown above. now, recipient can reply the email.

It’s done! thanks for Jozef Darmasurja for this tip.