Cara mencari email lotus notes termasuk email archivenya

August 27, 2012 at 3:32 pm · Filed under Domino Administrator, IBM Lotus, Lotus Notes ·Tagged Archive, Notes Tips, notesclient, search, Tips

Banyak pengguna email lotus notes enggan untuk melakukan archive adalah khawatir pusing nantinya saat akan mencari email. Karena harus masuk satu per satu ke email archive untuk melakukan pencarian. Benarkah seperti itu?

Contohnya, Saya melakukan archive untuk setiap 6 bulan sekali. Saya bagi menjadi seperti berikut:
- Archive 2010 H1
- Archive 2010 H2
- Archive 2011 H1
- Archive 2011 H2
- Archive 2012 H1, dan
- Archive 2012 H2

Selama ini, ketika saya akan mencari suatu email dengan topik/ content tertentu maka saya mencarinya satu demi satu di masing-masing archive.

Sampai suatu saat, belum lama ini, saya mendapat pertanyaan dari salah satu customer yang masih menggunakan email dari system lain. Pertanyaannya apakah Lotus Notes bisa melakukan searching sekaligus ke mail yang aktif sekarang dan searching ke semua archive?

Lantas saya teringat ketika masih aktif sebagai lotus notes programmer, saya pernah menggunakan feature search site / search domain di Lotus Domino untuk kebutuhan search ke beberapa file NSF sekaligus. Namun ini berlaku di sisi server saja, apakah bisa di lakukan di notes client?

Segera saya lakukan experiment…

1. Saya kumpulkan icon semua archive di workspace saling berdekatan, agar mudah di lihat

Mail Archive

2. Buka database properti di semua archive, pastikan kotak “Include in multi-database indexing” dicentang !

Multidatabase indexing checked

3. Masih di database properti, pindah ke tab search…. lakukan create index atau update index.

Create or Update Index

4. Buatlah aplikasi lotus notes baru dengan menggunakan template yang bernama “Search Site” dari domino server.
Cara membuatnya, dari workspace lotus notes client, tekan tombol [CTRL+N]….
Masukan nama domino server,
Centang kotak “Show advanced template,
Pilih template dengan nama “Search Site”,
Masukan/ Tuliskan nama (title) aplikasi di komputer / notebook Anda seperti terlihat pada gambar di bawah ini

Search App

5. Sampai di langkah ini, Anda telah mempunyai aplikasi search yang bisa digunakan untuk melakukan search ke mailbox dan seluruh archive yang anda miliki.

6. Buka aplikasi “Search” yang baru saja Anda buat ini. Buatlah “Search Scope Configuration” document dengan memilih menu –> Create –> Search Scope Configuration seperti pada gambar di bawah ini

Creating Search Scope Configuration Documents

7. Minimal ada dua “Search Scope Configuration” document yang akan kita buat, yaitu document untuk email yang aktif saat ini, dan document untuk email archive nya.

Gambar di bawah ini adalah konfigurasi untuk email yang kita gunakan.
- Pilih scope-nya “database”.
- Server di biarkan kosong saja, karena email kita berada di lokal pc/notebook kita.
- Filename di isi-kan dengan alamat email kamu, relative di folder notes data. By default, email di letakan di folder mail!
Untuk kasus saya, saya letakan email di folder mail7 dan nama database mailbox saya adalah wgunawan.nsf

Mail search configuration scope

8. Selanjutnya kita buat search scope configuration untuk database archive kita. By default, semua archive di letakan di folder archive

- Scope, kita pilih “Directory”.
- Server, kita biarkan kosong saja.
- Directory, kita isikan dengan nama folder tempat menyimpan archive mail. By default, nama foldernya adalah “archive”. Nantinya aplikasi ini akan melakukan search di semua database yang berada di folder “archive”

Archive Search configuration scope

9. Lakukan create index di database search ini.

Create or Update Index

10. Untuk melakukan search, pilih menu —> Create –> Search Form… masukan string yang akan Anda cari.

Search

11. Tampilan search result akan seperti ini…..

search results

Results di atas adalah hasil pencarian dari seluruh archive yang berada di folder “archive” dan juga hasil search dari mailbox.

Tampilannya memang masih sederhana, maklum, sebenarnya ini adalah basic template aplikasi search yang kita gunakan. Tampilan bisa di modifikasi agar menjadi lebih cantik dengan menggunakan domino designer.

Semoga informasi ini berguna untuk Anda dan pengguna Lotus Notes client.

Thanks

About these ads

Permalink