Salah satu penyebab turun-nya performansi server Lotus Domino adalah di sebabkan oleh banyaknya mail file yang berukuran besar. Seringkali juga hal ini dapat menyebabkan server menjadi crash dan ketika server otomatis melakukan restart, akan memerlukan waktu yang lama (terutama bila di dalam server tersebut menyimpan lebh dari 1,000 buah mailbox) untuk melakukan inconsistency check, fixup, compact dan lain sebagainya.
Seringkali para admin server Lotus Domino tidak menerapkan policy mail quota, policy archive, sehingga menyebabkan user dengan bebas untuk menyimpan email selama mungkin di dalam mailbox nya.
Tahun-tahun pertama mungkin tidak kentara efek-nya, namun seiring dengan pertumbuhan jumlah user (jangan lupa lisensinya juga di update yah), pertumbuhan jumlah email, pertumbuhan berat badan Anda, lama kelamaan ukuran mailbox per user akan bertambah menjadi besar dan dapat mengganggu kinerja server.
Kalau boleh saya kasih saran:
1. Implementasikan fitur DAOS. Fitur ini dapat menghemat pemakaian space dengan memindahkan lampiran-lampiran (attachments) di dalam mailbox users ke OS folder.
Seberapa besar persentase bila fitur ini di terapkan ke server domino Anda? silahkan Download DAOS Estimator tool di sini.
2. Terapkan policy mail quota. Idealnya masing-masing mailbox user, sekitar 300-500 mb. Mail quote dapat di atur berdasarkan group atau personal. Misalkan untuk group C-level atau BOD, quota mailnya 1 Gb, untuk normal user, quota mailnya cukup 300 mb saja.
3. Terapkan policy archive. Archive bisa di lakukan baik di lokal ataupun di server tertentu yang memang di khususkan untuk keperluan archiving. Proses Archive bisa di atur secara manual oleh user ataupun automatis/schedule oleh system.
4. Amat sangat di sarankan untuk menggunakan server Lotus Domino versi terbaru dan Lotus Notes client versi terbaru. Bila terpaksa menggunakan POP3 client, settingan untuk “Leave mail on Server” agar JANGAN di centang!
5. Keadilan sosial bagi seluruh…. ops… maaf salah… Sering-seringlah memantau kondisi server dengan tools Domino Domain Monitoring (DDM)
Memang lebih baik mencegah daripada mengobati.
Sebagai penutup dari tulisan ini, slahkan kunjungi Best practices for large Lotus Notes mail files, di sini di bahas mengenai best practice dalam merawat/ memelihara domino server dengan mail-mail yang berukuran besar.
semoga membantu.
Aboe said
2. Terapkan policy mail quota. Idealnya masing-masing mailbox user, sekitar 300-500 mb. Mail quote dapat di atur berdasarkan group atau personal. Misalkan untuk group C-level atau BOD, quota mailnya 1 Gb, untuk normal user, quota mailnya cukup 300 mb saja.
Untuk poin no.2 ini sebenarnya, bisa ga kalaau saya customize, misal untuk grup C-level, max satu email size yg bs kirim/diterima 5MB, tetapi yang grup A-Level, dia bs mengirim lebih besar dari 5 mega ?